Project Management Office (PMO)
I danske organisationer fejler en betydelig andel af virksomhedernes projekter hvert eneste år, hvilket resulterer i store økonomiske tab og manglende udvikling. Når ChangeGroup implementerer et PMO – Project Management Office -, får virksomheden skabt struktur og sikret virksomhedens gevinstrealisering ved at støtte virksomhedens projektledere med at forbedre projektledelsespraksis og samtidigt at øge projekternes succesrate.
Henrik Hajslund, Seniorrådgiver
Hvad er et Project Management Office (PMO)?
Et Project Management Office (PMO) er en organiseringsenhed, som centraliserer og standardiserer projektledelse i en organisation. Et PMO tilbyder støtte og træning til projektledere, hvilket forbedrer deres evne til at levere projekter til tiden og inden for budget. PMO'et overvåger og rapporterer projektstatus, hvilket giver ledelsen klare indsigter og bedre beslutningsgrundlag. Desuden kan PMO'et hjælpe med at prioritere projekter i overensstemmelse med virksomhedens strategiske mål, håndterer risici effektivt og optimerer ressourceallokeringen.
PMO'ets primære formål er at forbedre projektledelsespraksis og øge projektets succesrate. Hertil er PMO'et formål at sikre, at projekter bliver gennemført inden for budget, tidsramme og omfang:
- Sikre overholdelse af metoder, standarder og branchekrav
- Sikre succesfuld gevistrealisering
- Sikre bred forankring i organisationen og ejerskab for alle
PMO: Effektiv projektledelse og gevinstrealisering
Din virksomhed bør etablere et PMO for at forbedre projektledelsen i organisationen, hvilket vil øge projekternes succesrate. Et PMO standardiserer projekters metoder og processer. Dette sikrer konsistens og effektivitet i projektgennemførelsen på tværs af organisationen. Samlet set forbedrer et PMO virksomhedens evne til at levere værdi gennem vellykkede projekter.
Når din virksomhed etablerer et Project Management Office (PMO) kan I opnå en succesfuld effektiv eksekvering af projekter og samtidig realisere de ønskede gevinster:
- Mere standardiserede og oplyste beslutninger
- Sikrer at kommunikation og rapportering er transparent og datadrevet
- Sikre gevinstrealisering så at projektarbejdet skaber den ønskede værdi for virksomheden
- Opnå bred forankring i organisationen, så alle føler ejerskab og forstår deres bidrag til ambitionen i hverdagen
- Opbygge kompetencer, samle op på læring, udvikle indsatser, processer og adfærd, der forbedrer vidensdeling
Et PMO tilføjer værdi ved at sikre en stærk sammenhæng mellem 'at vi gør det' og 'at vi gør det på den rigtige måde'
Henrik Hajslund, seniorrådgiver hos ChangeGroup
Implementering af et Project Management Office (PMO)
Trin 1: Forberedelse og behovsanalyse
Første trin i etableringen af et PMO er at definere, hvorfor et PMO skal etableres, og hvad det skal opnå. Dette inkluderer virksomhedens strategiske mål, og hvordan PMO’et skal understøtte dem. Dernæst er det relevant at se på den nuværende tilstand. Altså en tilstandvurdering af eksisterende og forhenværende projekter for at identificere styrker og svagheder.
Trin 2: Planlægning og design af et PMO
For at kunne skabe standardisering og transparens i PMO’et skal det først og fremmest besluttes, om PMO’ets struktur skal være centraliseret, decentraliseret eller hybrid. Hertil skal der endvidere fastlægges governance-modeller, inklusive roller og ansvar. Når dette ligger fast, så skal organisationen have udviklet nogle standardiserede metoder, processer og værktøjer, som PMO’et vil bruge til at styre fremtidige projekter. Dette vil understøtte transparensen og afrapporteringen på tværs af projekter fremover.
I forlængelse heraf vil det være essentielt at PMO’et får defineret og etableret nogle klare KPI’er og metrics for at måle PMO’ets effektivitet og succes.
Trin 3: Implementering af et Project Management Office
Når rammerne for PMO’et er defineret, så skal der allokeres de nødvendige ressourcer. Herunder personale, budget og teknologi. For at sikre en ensartet eksekveringsstandard så skal de relevante nøglepersoner i PMO’et -i form af både projektledere og teammedlemmer – uddannes i de nye processer, værktøjer og metoder, som PMO’et har udviklet i de forrige processer.
For at sikre en bred organisatorisk forankring af organisationens projekter, så skal PMO’et allerede nu sikre effektiv kommunikation omkring PMO’ets mål, funktioner og fordele til hele organisationen.
Trin 4: Drift og løbende support
For at sikre en konsistent kvalitet af projektereksekvering vil det være relevant at implementere overvågningssystemer for at spore overordnede projektfremskridt, identificere afvigelser og tage korrigerende handlinger. Hertil vil det være relevant at etablere rapporteringsmekanismer for at holde ledelsen informeret om projektstatus og PMO’ets performance.
Trin 5: Kontinuerlig forbedring af projekter
I sidste fase er det essentielt at etablere en regelmæssig evalueringsramme til at evaluere PMO’ets effektivitet. Dette skal gøres ved at definerer succeskriterier og justere strategier og processer efter behov. For at sikre PMO’ets kvalitet og innovationsevne, så vil det være relevant løbende at se på nye tendenser og praksisser inden for projektledelse. Dette kan være med til at sikre PMO’ets eksistens og relevans samt gevinstrealisering.
Disse faser sikrer, at et PMO er strategisk planlagt, effektivt implementeret og kontinuerligt forbedret for at understøtte organisationens mål.
Opbyg et Project Management Office (PMO) – sammen med os
Med en bred baggrund inden for både offentlige og private virksomheder er vores PMO-koncept et resultat af flere års håndgribelig erfaring fra projekt- og programledelse. Vi kombinerer praktisk know-how med inddragelse af førende eksperter inden for projektledelse for at skabe en unik og effektiv tilgang til din virksomheds projektudvikling. Ved at vælge ChangeGroup som din samarbejdspartner til etablering af et Project Management Office (PMO) kan du forvente mere end blot rådgivning. Lad os sammen forme din virksomheds projekter – sammen.