Strategisk kontraktforvaltning (contract management)
Mange virksomheder forvalter deres kontrakt- og leverandørstyring (contract management) passivt, når først aftalerne er faldet på plads og hovedleverancerne er gennemført. Manglende fokus på de indgåede kontrakter betyder, at der løbes unødvendige risici og mulighederne for besparelser ikke realiseres. Samtidig øges sårbarhed overfor ændringer i leverandørernes ydelser. Hvis ikke kontraktforvaltning (contract management) er på plads, kan forretningen risikere at miste agilitet ift. kritiske ændringer af løsninger, applikationer og systemer. Strategisk kontraktforvaltning (contract management) fokuserer på effektiv håndtering af virksomhedens etablerede kontrakt- og leverandørportefølje. ChangeGroup hjælper med at skabe overblik over kontraktforvaltning, så din virksomhed kan holde styr på leverandører, aftaler og vilkår – og samtidig realisere potentialet for økonomisk optimering, øget effektivitet og besparelser.
Bo Kinch Andersen, Udbuds- og partnerchef
Skab grundlag for økonomisk optimering og besparelser
Strategisk kontraktforvaltning er en disciplin hvor man arbejder struktureret med håndteringen af den etableret kontrakt- og leverandørportefølje for at sikre at sourcing, kontrakthåndtering og procesoptimering tilrettelægges optimalt. Strategisk kontrakt- og leverandørforvaltning skaber grundlaget for effektivitet og besparelser.
For at opnå de ønskede resultater skal din virksomhed skabe overblik over jeres kontrakt- og leverandørportefølje, samt løbende overvåge brug og håndtering af kontrakter og aftaler. Det betyder at man skal have fokus på kontraktforvaltningen i virksomheden, herunder metoder, processer og værktøjer til håndtering af indgåelse af IT-aftaler, genforhandling og håndtering af en større kontraktportefølje. Virksomheder der fokuserer på strategisk kontraktforvaltning (contract management) har bedre forståelse for:
- Sårbarheder i leverandør porteføljen
- Hvilke leverandører der er strategisk vigtige for forretningen
- Hvad der kendetegner en god IT-kontrakt, der kan støtte op om samarbejdet med leverandøren
- Hvilken betydning en kontraktdatabase har, og hvilke løsninger der er
- Hvad de væsentligste kontraktbestemmelser er og deres betydning
- Hvilke teknikker man kan benytte til optimering af kontraktporteføljer
- Hvilke behov der er for at skabe en tæt kobling mellem kontrakter og deres økonomi
Færre risici og optimering af kontrakthåndtering
Virksomheder der arbejder med strategisk kontraktforvaltning (contract management) kan opnå nogle af disse fordele:
- Besparelser på eksisterende aftaler og kontrakter
- Tæt kobling mellem kontrakter og deres økonomi
- Bedre evner til at genforhandle kontrakter
- Øget agilitet
- Færre risici og mindsket sårbarhed overfor leverandører
Erfaring viser at virksomheder bl.a. kan opnå besparelser på mellem 20-50% på enkelte aftaler gennem effektiv kontraktforvaltning (contract management).
Torben Svensson, Rådgiver inden for strategisk kontraktforvaltning
Analyser og optimer kontraktforvaltning
Gennem en lineær proces, hjælper en rådgiver fra ChangeGroup med at analysere og optimere virksomhedens kontraktforvaltning (contract management).
Trin 1: Rådgivning og foranalyse
For at komme i gang med at optimere kontraktforvaltningen er det vigtigt at lave det nødvendige forarbejde. Foranalysen skal kortlægge modenheden af virksomhedens kontraktforvaltning og porteføljens sammensætning, samt skabe overblik over etablerede kontrakter, aftaler og finansielle data.
Trin 2: Analyse af risici, potentialer og muligheder
Efter foranalysen går et grundigt arbejde til værks med at afdække risici, potentialer og muligheder i kontraktforvaltningen. En rådgiver fra ChangeGroup identificerer og analyserer kontraktforvaltningens processer, leverandørafhængigheder og brugen af de enkelte kontrakter, som fx. kan optimeres gennem konsolidering og brugsændring. Analysen skal give indblik i hvor der er potentiale for optimering af processer og arbejdsgange, samt hvordan sammensætningen af kontraktporteføljen kan ændres, så der kan opnås besparelser.
Trin 3: Etablering af strategi
Når din virksomhed har været igennem de første to trin, så hjælper vi med etablering af en strategi for kontraktforvaltningen, som indeholder konkrete anbefalinger til ændringer af arbejdsgange og processer, samt kontrakt- og leverandørporteføljen. Vi udarbejder en plan for optimeringsprojektet med et roadmap for optimering af de udvalgte kontrakter der indeholder specifikke operationelle ændringer som fx. ændring i forbrugsmønster, konsolidering, licenser, tekniske løsninger, storage-kapacitet, genforhandling og genudbud.
Trin 4: Implementering
Når strategien er lagt hjælper vi med implementeringen og sørger for at din virksomhed får optimeret kontraktforvaltningen samt kontrakt- og leverandørporteføljen. Planen for strategien eksekveres gennem fokus på forandringsledelse der sikrer at målsætninger realiseres. Sammen med virksomhedens ledelse og medarbejdere arbejder vi med optimeringen af indkøb, kontraktopfølgning, omkostningsoptimering, og strategisk leverandørhåndtering, som skaber høj forankring af kontrakt- og leverandørhåndtering i organisationen.
Få styr på kontraktforvaltning sammen med os
Hos ChangeGroup hjælper vi din virksomhed i hele kontrakt- og leverandørlivscyklussen, fra sourcing og udbud over kontraktindgåelse og forvaltning, til optimering og afvikling af eksisterende kontrakter. Vores eksperter hjælper med at kortlægge og analysere risici, potentialer og muligheder for optimering og besparelser i hele forvaltningslivscyklussen.