Implementering af PPM - Projektporteføljestyring
Mange danske virksomheder kæmper med at navigere i en konstant strøm af projekter og aktiviteter. Arbejdet med at sikre, at de rette initiativer bliver prioriteret, udført og leveret med succes, gør behovet for effektiv styring af projektporteføljen mere presserende end nogensinde før. Projektporteføljestyring, også kendt som project portfolio management (PPM), hjælper virksomheder med at administrere og styre den samlede portefølje af projekter på en strategisk måde. Vi hjælper din virksomhed med at implementere projektporteføljestyring, så du kan prioritere, balancere og monitorere projekterne, for at sikre, at de bidrager til de overordnede mål og strategiske initiativer.
Henrik Hajslund, Seniorrådgiver
Hvad er projektporteføljestyring (PPM)?
Projektporteføljestyring (PPM) refererer til processen med at administrere og styre en organisations samlede portefølje af projekter på en strategisk og koordineret måde. Dette omfatter at prioritere, balancere og monitorere alle projekter i porteføljen med henblik på at sikre en effektiv anvendelse af finansielle og humane ressourcer i henhold til virksomhedens strategiske målsætninger.
Formålet med PPM er at sikre, at organisationen investerer sine ressourcer i de mest værdifulde og strategisk betydningsfulde projekter, og at de opnår maksimal værdi og return on investment (ROI) fra porteføljen af projekter. PPM hjælper også med at reducere risici, forbedre effektiviteten og styrke organisationsstyringen og beslutningstagningen. De virksomheder, der arbejder struktureret med projektporteføljestyring (PPM), er kendetegnet ved at de er gode til:
- Identifikation af manglende projekter, der kan bidrage til organisationens strategiske mål og behov.
- Vurdering af projekternes værdi, risici og ressourcebehov for at bestemme, hvilke projekter der skal prioriteres højest.
- Effektiv fordeling af ressourcer, herunder menneskelige, økonomiske og teknologiske ressourcer til de forskellige projekter i porteføljen.
- Kontinuerlig evaluering og justering af projekter i porteføljen for at sikre, at de fortsat understøtter organisationens strategiske mål og prioriteringer.
PPM & bæredygtighed
PPM handler ikke kun om at håndtere den næste store forretningsudfordring - det handler også om at skabe en bæredygtig fremtid. Ved at prioritere de mest værdifulde projekter, ressourceallokere effektivt og minimere spild kan virksomheder ikke blot opnå øjeblikkelige gevinster, men også positionere sig selv til at opnå langsigtede succeser og bæredygtig vækst. PPM er ikke blot en proces, men en livline til organisatorisk succes i det 21. århundrede.
Optimér projektporteføljen og opnå øget succes
Implementering af projektporteføljestyring (PPM) sigter mod at optimere ressourceallokering, reducere risiko og sikre strategisk justerede projektporteføljer, hvilket fører til øget organisatorisk succes og værdiskabelse. Nogle af de primære gevinster og udbyttet ved implementering af PPM er:
- Bedre strategisk justering: PPM hjælper med at sikre, at organisationens projekter er i overensstemmelse med dens strategiske mål og prioriteringer. Dette sikrer, at ressourcerne fokuseres på de mest værdifulde initiativer, der vil skabe størst værdi for organisationen.
- Optimeret ressourceallokering: Ved at analysere og prioritere projekterne på tværs af porteføljen kan PPM hjælpe med at optimere ressourceallokeringen. Dette sikrer, at ressourcerne bruges effektivt og at der undgås overbelastning eller underskud af ressourcer.
- Reduceret risiko: PPM giver organisationen mulighed for at identificere og håndtere risici på tværs af projektporteføljen. Dette hjælper med at minimere risikoen for projektoverskridelser og fiaskoer, og sikrer en mere pålidelig levering af projekter.
- Forbedret beslutningsstøtte: PPM giver organisationen de nødvendige data og analyser til at træffe informerede beslutninger om porteføljestyring. Dette inkluderer rapporter om projektstatus, ressourceallokering og økonomi, hvilket giver ledelsen et klart billede af porteføljens sundhed og performance.
- Øget effektivitet og produktivitet: Ved at implementere standardiserede processer og værktøjer til porteføljestyring kan organisationen opnå en højere grad af effektivitet og produktivitet. Dette reducerer spildtid og -ressourcer, og sikrer, at projekterne leveres til tiden og inden for budgettet.
PPM kan hjælpe virksomheder med at administrere og styre den samlede portefølje af projekter på en strategisk måde"
Henrik Hajslund, senior rådgiver hos ChangeGroup
Gennem nedenstående trin kan du få implementeret en komplet model til styring af projektporteføljen.
Trin 1: Overblik over projektporteføljen
Vores proces til kortlægning af projektporteføljen omfatter en dybdegående analyse af både strategiske mål og prioriteringer, samt identificering af de igangværende projektinitiativer. Denne vurdering sikrer, at der er en fælles forståelse for de mest værdifulde projektinitiativer, der vil skabe størst værdi for organisationen. Dette er afgørende for at kunne skabe et præcist overblik over projektlandskabet, så ledelsen fremadrettet kan træffe informerede beslutninger.
Trin 2: Udvikling af projektporteføljeplan
En rådgiver hjælper med at prioritere projektporteføljen og udvikler en klar og omfattende plan for at definere denne. Vi identificerer og evaluerer potentielle projekter, vurderer deres værdi og risici, samt prioriterer dem i overensstemmelse med virksomhedens mål. Vi analyserer muligheder samt identificerer og fastlægger de begrænsende faktorer, såsom ressourcer, kompetencer, tid, økonomi, kapacitet, risici mv. Projektporteføljeplanen skal sikre, at projektporteføljen kan understøtte de strategiske drivers, så der er en optimal kobling mellem projekter og strategi.
Trin 3: Etablering af processer til porteføljestyringen
Vi etablerer robuste processer for porteføljestyring, herunder prioritering af projekter, overvågning af fremskridt og styring af risici. Dette indebærer ofte at tilpasse best practice-metoder til de specifikke forretningsbehov og kulturen for at sikre effektivitet og succes.
Trin 4: Opbygning af metode til projektporteføljestyring
En rådgiver hjælper med at udvikle og implementere en værktøjskasse af metoder, værktøjer og best practice inden for projektporteføljestyring. Dette kan omfatte brugen af software til projektporteføljestyring, skabeloner til rapportering og værktøjer til risikohåndtering for at optimere projektporteføljeadministrationen.
Trin 5: Etablering af projektporteføljeorganisation
En rådgiver assisterer med at etablere en effektiv projektporteføljeorganisation, herunder roller, ansvar og samarbejdsstrukturer. Dette indebærer ofte at identificere nøglepersoner, træne teams og etablere klare kommunikationskanaler for at sikre en smidig og effektiv styring af projektporteføljen.
Trin 6: Implementering af projektporteføljeplan
Sammen fastlægger vi den fremadrettede projektportefølje, som er en strategisk plan for kommende projekter og initiativer. Dette indebærer at evaluere virksomhedens langsigtede mål, identificere potentielle muligheder og trusler samt prioritere projekter baseret på deres forretningsværdi og strategiske relevans. Målet er at sikre, at porteføljen af projekter er i overensstemmelse med virksomhedens vision og strategi, og kan bidrage til dens langsigtede succes. Vi udvikler et styringspas, som er et redskab til at overvåge og styre projektporteføljen løbende. Dette indebærer typisk at definere nøglemålinger og præstationsindikatorer, etablere rapporteringsprocesser og implementere regelmæssige evalueringer af porteføljens sundhedstilstand. Styringspasset fungerer som et værktøj til at identificere og løse problemer og træffe beslutninger om ressourceallokering og prioritering for at sikre, at porteføljen leverer værdi i overensstemmelse med virksomhedens mål og strategi.
Trin 7: Projektporteføljeledelse
Ved behov kan en rådgiver træde til som leder for projektporteføljefunktionen for at sikre kontinuitet og lederskab i forbindelse med implementeringen af projektporteføljestyringsinitiativer. Dette indebærer typisk, at ledelse og koordinering af porteføljefunktionens aktiviteter sikrer overholdelse af tidsfrister og målsætninger samt rapportering til ledelsen om porteføljens præstationer.
Sammen skaber vi en effektiv styring af projektporteføljen
Vi hjælper med at skabe en proaktiv styring af projektporteføljen, så din ledelse altid har svarene på de centrale og vigtige spørgsmål:
- Gør vi tilstrækkeligt og nødvendigt for at opnå vores strategiske målsætning?
- Har vi fokus på det, som er vigtigst netop nu, og er vi sikre på, at alt hvad vi gør, biddrager til målsætningen?
- Har vi de rette ressourcer/kapacitet til det vi skal nu og i fremtiden, herunder det rette mix?
- Mangler vi at gøre noget? Er dette den rette top/down-tilgang?
- Hvad sker der hvis noget går galt?