Case
Succesfuld implementering af EDMS-system hos en af Danmarks største medicinalvirksomheder
En af Danmarks største medicinalvirksomheder skulle have udskiftet deres elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem med et nyt. Ved at trække forandringsledelse ind over projektet fik ChangeGroups konsulenter skabt en implementering af det nye EDMS-system, som var fuldt integreret i virksomheden – både operationelt og hos brugernes forståelse for udskiftningen.
Situation
Det nye system skulle udrulles til 7.500 brugere, både interne og eksterne. Brugerne havde ydet modstand mod det nye, bedre system, da det pressede deres hverdag at skulle omstille sig til at anvende en ny platform. Dette kunne i sidste ende betyde, at implementeringen af systemet ville fejle, og at pengene der var investeret i projektet ville gå tabt.
Løsning
Ved at anvende forandringsledelse ved projektets start fik virksomheden taget hånd om den modstand, som brugerne havde ydet før mod det nye system, og fik desuden sikret, at brugerne var i stand til at kunne operere glidningsfrit i anvendelsen af det nye system ved aktiveringen. Medicinalvirksomheden fik derfor succesfuldt implementeret det nye system i organisationen, og opnåede dermed en ensartet proces i arbejdet med dokumenthåndtering.
Resultat
Medicinalvirksomheden blev mere effektiv, da der nu var en ensartet proces for dokumenthåndtering, takket være det nye EDMS-system og en succesfuld implementering hos brugerne. Forandringsledelsen af projektet sikrede, at alle 7.500 brugere tog det nye system til sig og lærte at bruge det. Et nyt supportteam kunne samarbejde med linjelederne om at få alle brugerne med ombord, hvilket har reduceret antallet af superbrugere fra 264 til 17. Dette afspejler, at kompleksiteten og tidsforbruget tilsvarende er mindsket, samt at fordelene ved det nye system bliver udnyttet optimalt.