Cases

Digital arbejdsplads med Office 365 for DSB

DSB fik en ny digital arbejdsplads med Office 365, som øgede produktiviteten og gav færre uproduktive møder, færre irrelevante mails og færre afbrydelser blandt medarbejderne. Implementering af Office 365 krævede fokus på både projektledelse og forandringsledelse for gevinster fra nye tekniske funktionaliteter bliver ikke realiseret, hvis de ikke er målrettet forretningens behov og hvis brugerne ikke adopterer og benytter dem. ChangeGroup hjalp DSB med implementeringprocessen, lige fra udvikling af business case, over ledelse af den tekniske implementering til forandringsprocessen. Fokus var at udvikle og implementere en effektiviseringsstrategi, som skulle forberede medarbejdernes produktivitet.

Problem

Alle medarbejdere i DSB skulle have adgang til den digitale arbejdsplads. DSB var en differentieret, forholdsvis uhomogen og geografisk spredt organisation med en høj teknisk og organisatorisk kompleksitet. For at forbedre den individuelle produktivitet gennem Office365, var det kritisk at øge medarbejdernes vidensdeling, skabe effektiv kommunikation i organisationen og forbedre koordinering af forretningens behov, ønsker og løsninger. Konsekvensen af mislykket ændring af medarbejdernes adfærd og arbejdsgange ville være tab af tid, tabte ressourcer og at de fordele den digitale arbejdsplads skulle hente i sidste ende ville gå tabt.

Løsning

En god business case med effektiviseringsmål og en veltilrettelagt forandringsproces var afgørende for, at DSB kunne realisere gevinsterne med den digitale arbejdsplads. Den nye samarbejdsplatform blev taget i brug, fordi løsningerne i Office 365 blev matchet med medarbejderes behov og arbejdsgange. En central del af løsningen var, at mobilisere topledelsen, der kunne bidrage til at forandringen lykkes ved, at være synlig ambassadør for platformen. Hos DSB gik lederne forrest ved at bruge systemet og fortælle den gode historie om muligheder og gevinster ved ibrugtagning. Etablering af et superbruger-netværk med eksperter bidrog til, at forankre viden i organisationen.

Øget produktivitet gennem ny teknologi og forandringsprocesser

Da et af Danmarks ældste kollektive transportselskaber skulle implementere en ny digital arbejdsplads, var ChangeGroup ansvarlig for etablering af den tekniske og organisatoriske forandringsproces. Vi var med i hele processen fra business case til gevinstrealisering og sammensatte det team, der hjalp DSB. Projektet krævede både rådgivning, udvikling af business case og eksekvering. Vores team udviklede strategi for gevinstrealisering og det forandrings- og implementeringsprojekt, der skulle sikre, at DSBs ledere og medarbejdere tog den nye samarbejdsplatform i brug. Projektet hos DSB havde 5 afgørende trin:

Trin 1: Business case og gevinstrealisering

En gennemarbejdet business case med effektiviseringsmål dannede grundlag for implementeringsprojektet. Projektteamet ønskede at vide, hvilke produktivitetsgevinster der kunne realiseres på tre niveauer for individer, teams og organisationen, og identificere forandringer der skulle initieres for at opnå effektiviseringsmålene. Business casen gjorde det muligt at lave en strategi for gevinstrealisering af både tekniske og organisatoriske produktivitetsmål.

Trin 2: Analyse af organisationen

ChangeGroup udviklede en målgruppeanalyse, der skulle afdække interessenter i organisationen, samt medarbejdernes kendskab til IT og forandringsparathed. Vi kortlagde og prioriterede de tekniske muligheder i Office 365 platformen og matchede dem til forretningens behov og brugernes parathed. Kortlægningen gjorde det muligt at lave en plan for implementering af tekniske løsninger og en plan for forandringsprocessen.

Trin 3: Plan for implementering

Vi rådgav om IT-arkitekturmæssige overvejelser, og lagde en plan for den tekniske og driftsmæssige implementering. Vi etablerede en teknisk aktiveringsfase, der bestod af klargøring af klienter, flytning af mail til cloud og aktivering af brugere. Vi udviklede en plan for forandringsprocessen, hvor den øverste og daglige ledelse spillede en væsentlig rolle i forandringsarbejdet. Vi satte som mål, at ledelse og superbrugere skulle acceptere og lære at benytte den nye platform først, hvorefter medarbejdere blev understøttet at superbrugerne under udrulningen.

Trin 4: Uddannelse og kommunikation

Vi mobiliserede topledelsen for at sikre opbakning til projektet. Vi etablerede og trænede et superbruger-netværk med ekspert ressourcer og faciliterede selve udrulningen. I samarbejde med DSB afholdte vi seminarer for medarbejderne for at lære dem om muligheder og gevinster ved ibrugtagning. Vi udviklede alt uddannelses- og kommunikationsmateriale, herunder brochurer, træningsmateriale og merchandise. Yderligere udviklede vi kommunikationspakker, som DSB anvendte til at informere og involvere medarbejderne.

Trin 5: Øget produktivitet

Efter at den nye platform i Office 365 er taget i brug, er det nu muligt at øge produktiviteten for individer, teams og medarbejdere gennem nye digitale muligheder for samarbejde, videndeling og administration. Dette er væsentligt i en organisation, som er differentieret, forholdsvis uhomogen og geografisk spredt. Produktiviteten er øget, fordi den digitale arbejdsplads giver færre uproduktive møder, færre irrelevante mails og færre afbrydelser blandt medarbejdere, som derfor ikke spilder deres værdifulde tid på uproduktivt arbejde. Med en digital samarbejdsplatform i Office 365 har det været muligt at effektivisere arbejdsgange og begynde rejsen mod en samlet besparelse på 180.000 timer på 3 år svarende til 36 mio. kr.

Succesfuld forandring giver optimal udnyttelse af samarbejdsplatform

DSB er blevet mere effektiv, da der nu er forbedrede arbejdsgange og produktivitet, takket være den nye digitale arbejdsplads og en succesfuld implementering af Office 365 platformen hos ledelse og medarbejdere. Den tekniske og organisatoriske implementering af projektet sikrede, at alle 2.000 medarbejdere der dagligt bruger PC tog den nye platform til sig og lærte at bruge den. Et nyt superbruger-netværk kunne samarbejde med ledelse om at få alle medarbejderne ombord. Netværket fungerer som fageksperter, der skal sikre at nye features i Office 365 også bliver taget i brug efter projektets afslutning.

Vil du vide mere om vores arbejde for DSB?

Claus Løfberg Jørgensen

Ekspertiseområder