Cases

Agil leverandørmodel til Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR)

Hurtigere eksekvering, effektiv udvikling og agil implementering af digitale løsninger var essentielt for at Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) kunne understøtte de mange nye politiske initiativer på beskæftigelsesområdet.

ChangeGroup hjalp STAR med at forny deres udbud- og leverandørmodel, så de blev mere agile, og kunne agere og udvikle hurtigt, uden at gå på kompromis med det juridiske krav på konkurrenceudsættelse. Det indebar effektivisering af deres udvikling, ved at strukturere og implementere en ny agil leverandørmodel.

Problem

STAR havde behov at kunne arbejde mere effektivt, og udvikle deres digitale løsninger hurtigere, hvilket var en udfordring i en organisation hvor leverandøransvar var opdelt i systemer, og alle arbejdede individuelt. De ville effektivisere deres udvikling uden at gå på kompromis med de juridiske krav til offentlige organisationer.

Løsning

På baggrund af en analyse der identificerede drivere for effektivitet, blev der udviklet en strategi for agil implementering af en ny leverandørmodel, der havde fokus på at skabe samarbejde mellem leverandører. Med fokus på at udbudsfaserne og leverandørstyringen skulle blive mere effektive og mere agile, samarbejdede ChangeGroup med STAR om at sikre at leverandørmodellen også understøttede udviklingskravene ved ændringer i beskæftigelsespolitikken.

Agil tilgang til effektivisering af leverandørmodellen 

ChangeGroup fik ansvar for at hjælpe STAR med at effektivisere deres udvikling og forvaltning af digitale løsninger. Det medførte en forretningsanalyse for at afdække STARs behov, og ud fra den udarbejdede vi en ny leverandørmodel og implementerede den i flere faser. For at opnå mest mulig succes, og sikre at de juridiske krav på konkurrenceudsættelse blev opfyldt, samarbejdede en ChangeGroup rådgiver med Kammeradvokaten om at udvikle det agile leverandør set-up. Sammen, fik ChangeGroup og STAR etableret en agil organisation internt i styrelsen.

Trin 1: Foranalyse

Foranalysen kortlagde STARs eksisterende organisation, processer, og leverandørmodeller. Vi afdækkede også hvilke områder støttede op omkring STARs ønske om at effektivisere deres udvikling og implementering af digitale løsninger, og kom med konkrete forslag til forbedringer. Rådgivere fra ChangeGroup fandt frem til at leverandørmodellen var et godt udgangspunkt for effektiviseringen, da den på daværende tidspunkt var silo-opdelt efter systemer og leverandører.

Trin 2: Strategi

Vi tog udgangspunkt i leverandørmodellen og definerede en række målsætninger for forbedringerne. Leverandørmodellen skulle være mere agil, med mulighed for at arbejde på tværs af leverandører og evaluere leverandørernes arbejdsmetoder i udbudsfasen. I tråd med den agile linje udførte vi hele projektet i iterativt forløb med løbende udvikling, implementering og evaluering.

Trin 3: Løbende udvikling, implementering og evaluering

I den første fase indarbejdede og implementerede vi Code Camps som del af et offentligt udbud, som gav STAR mulighed for at kunne vurdere leverandørernes reelle samarbejde i praksis. Det blev godkendt som del af den nye leverandørmodel, og så byggede vi videre på det, med fokus på at STAR skulle blive hurtigere til at eksekvere på digitale løsninger.

I fase 2 indarbejdede vi CodeCamps til udvælgelsen af leverandører i den nye leverandørmodel, der ser at de fem udvalgte leverandører ville samarbejde om udviklingen af digitale løsninger. Vi hjalp STAR med at gennemføre et begrænset udbud som anledning til den nye leverandørmodel. Vi evaluerede tilbud, kommunikerede med tilbudsgivere og afholdte feedbackmøder.

Trin 4: STAR City

Efter udbuddet blev STAR city etableret med de udvalgte leverandører. En af leverandørerne fik ansvar for systemforvaltningen, samt alle fællesrammer og metoder. Der blev også valgt 4 andre sideordnede udviklingsleverandører. Både STARs medarbejdere og leverandørerne sidder i samme bygning og arbejder på tværs i de teams der passer til opgaverne, og bidrager hver især med forskellige ressourcer og viden. Nu udvikler STAR agilt ved brug af agile metoder, Devops mv., og understøtter dermed dynamikken i beskæftigelsespolitikken.

Succesfuld agil transformation af STARs leverandørmodel

STAR fik etableret og implementeret en ny agil udbuds- og leverandørmodel, som gør at de kan udvikle og forvalte digitale løsninger hurtigere og mere effektivt, og overholde kravene til konkurrenceudsættelse. Den nye leverandørmodel øger agilt samarbejde på tværs af leverandører og STAR er markant mere effektiv, samt bedre til forretningsmæssige prioriteringer og scoping af opgaver. Den agile transformation af STARs leverandørmodel har øget samarbejde, gennemsigtighed og effektivitet, så de nu kan understøtte dynamikken i beskæftigelsespolitikken.

Vil du vide mere?

Bo Kinch Andersen

Ekspertiseområder