Cases

ChangeGroup sikrede succesfuld implementering af EDMS-system hos en af Danmarks største medicinalvirksomheder

En af Danmarks største medicinalvirksomheder skulle have udskiftet deres elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem med et nyt. Ved at trække forandringsledelse ind over projektet fik ChangeGroups konsulenter skabt en implementering af det nye EDMS-system, som var fuldt integreret i virksomheden – både operationelt og hos brugernes forståelse for udskiftningen.

Udfordring

Det nye system skulle udrulles til 7.500 brugere, både interne og eksterne. Brugerne havde modstand mod det nye, bedre system, da det pressede deres hverdag at skulle omstille sig til at anvende en ny platform. Dette kunne i sidste ende betyde, at implementeringen af systemet ville fejle, og at pengene investeret i projektet ville gå tabt.

Løsning

Ved at anvende forandringsledelse ved projektets start fik virksomheden taget hånd om den modstand, som brugerne havde imod det nye system og fik endvidere sikret, at brugerne var i stand til at kunne operere glidningsfrit i anvendelsen af det nye system ved aktiveringen. Medicinalvirksomheden fik derfor succesfuldt implementeret det nye system i organisationen og opnåede dermed en ensartet proces i arbejdet med dokumenthåndtering.

Trin til løsningen

ChangeGroup blev valgt til at lede udskiftningen af EDMS-systemet og sikre en fuld implementering igennem hele organisationen.

Trin 1:

I første del af projektet rådgav ChangeGroup omkring kommunikationsstrategien samt eksekvering og planlægning af den. 

Trin 2:

Dernæst lavede ChangeGroup forandringsledelsesstrategien samt stod for planlægning og udrulning. Ydermere analyserede ChangeGroup forandringen og de forandringsbarrierer, som de forskellige brugergrupper havde imod det nye system samt, hvilke udfordringer de ville stå overfor.

Trin 3:

Slutteligt stod ChangeGroup for etablering af et businesssupportteam, der skulle supportere de 7.500 brugere i anvendelsen af systemet både før og efter aktivering.

Kundens resultat 

Medicinalvirksomheden fik implementeret det nye system i organisationen og opnåede dermed en ensartet proces i arbejdet med dokumenthåndtering.