Tilbage i januar havde jeg fornøjelsen af at tale med Mikkel Rauf fra Rejsekort og Rejseplanen i vores podcast “Hvorfor vi lykkes”. Her gav Mikkel os et indblik i deres maskinrum, hvilket gjorde, at de gik fra beslutning til fuld udrulning af Rejsekort-appen på bare to år.
For at sætte det i perspektiv viser forskning, at kun 0,5 % af projekter lykkes med tid, økonomi og forventede gevinster (Bent Flyvbjerg, How Big Things Get Done 2023).
Når projektet samtidig er et nationalt IT-projekt med kæmpe offentlig bevågenhed og otte forskellige trafikvirksomheder som interessenter, gør det det bare endnu mere imponerende.
Så hvordan gjorde de det? Og hvad kan vi andre lære af det? Det dykker vi ned i her.
Projektets særlige udfordringer
Baggrunden for projektet var klar: To ud af tre brugere af kollektiv transport efterspurgte en mobil løsning. Det eksisterende fysiske rejsekort var dyrt at vedligeholde, og hertil var strategien, at de skulle udfase de blå standere inden 2026.
Men det var ikke så simpelt at udvikle en app til Rejsekortet.
Udfordringerne bød blandt andet på:
- Kompleks ruteberegning baseret på lokationsdata i stedet for fysiske check-ind-punkter
- Prissætning og indtægtsdeling mellem forskellige trafikselskaber
- Integration med eksisterende systemer (bogføring, betalingsløsninger og dataplatforme)
- Mange forskellige interessenter med forskellige behov
Alligevel lykkedes det at gå fra bestyrelsens beslutning i august 2022 til fuld udrulning i september 2024. Selvom udbudsprocessen og leverandørvalg tog et år, brugte de kun et halvt år på at få den første version ud til brugerne.
Det skyldtes ikke tilfældigheder, men nogle bevidste valg, truffet tidligt i forløbet.
Fire faktorer bag succesen
1: Fokus på kernefunktionalitet og genbrug fra start
I stedet for at udvikle alt fra bunden genbrugte de Rejseplanens prisberegner, som dagligt håndterer 1,4 millioner opslag.
“Gå efter en velafprøvet standard og genbrug så meget som muligt” var et af Mikkels vigtigste råd til andre virksomheder, der vil gøre dem kunsten efter.
Dertil identificerede de tre kernefunktioner for appen: Ruteberegning, prisberegning og indtægtsdeling. Ved at fokusere skarpt på disse områder undgik de at spilde tid på nice-to-have-funktioner, der kunne tilføjes senere.
Denne tilgang blev forankret helt op i bestyrelsen. Ved at få beslutingen forankret på højeste niveau skabte de et solidt fundament til at modstå det konstante pres for tilpasninger. Som det ofte er i store IT-projekter, er der mange interessenter med forskellige ønsker til løsningen. Det undgik Rejsekortet ved konsekvent at fastholde fokus på kernefunktionaliteten.
2: Grundig forberedelse og leverandørudvælgelse
Mikkel og hans team investerede halvdelen af den samlede projektperiode i forberedelse, analyse og leverandørvalg. De kørte pilotprojekter med potentielle leverandører for at validere konceptet, før de indgik endelige aftaler.
I deres udbudsproces formulerede de kravene som overordnede behov frem for specifikke løsninger. Det gav leverandørerne mulighed for at byde ind med deres ekspertise. De begrænsede bevidst antallet af mindstekrav for ikke at udelukke dygtige leverandører.
3: Iterativ tilgang med tidlig brugerinvolvering
I stedet for at vente på den perfekte løsning valgte de et trinvis lanceringsforløb: Først en beta-version til interne brugere, derefter en begrænset offentlig test med 20.000 brugere, og til sidst den fulde udrulning.
Ved gradvist at rulle appen ud kunne de løbende indsamle brugerfeedback, forfine funktionerne og sikre, at den endelige version stod stærkt fra første færd. Det gav også mulighed for at indsamle data til ruteberegningsalgoritmerne, som skulle lære og forbedres over tid.
Denne tilgang gav dem mulighed for at justere løsningen baseret på faktisk brug.
“I stedet for at tænke, at vi ved alt, hvad brugerne efterspørger, fik vi deres input og kunne justere løsningen derefter” forklarede Mikkel.
4: Konsekvent risikostyring fra start
En gennemgående faktor i projektets succes var det konstante fokus på risikostyring – ikke som et dokument i skuffen, men som en aktiv del af hverdagen.
“Risikostyring var ikke blot et dokument, men en aktiv praksis. Det skal være noget, man gør aktivt. Man finder hele tiden ud af, hvad der kan gå galt, og får håndteret det, inden det rent faktisk går galt” understregede Mikkel.
Mikkel sammenlignede store IT-projekter med en tigerunge: “Den ser harmløs ud, mens den er lille – men hvis du ignorerer den, vokser den sig stor og ubehagelig”.
Mikkels råd til andre virksomheder
Så hvad skal du tage med dig fra Mikkel og hans teams arbejde med at udvikle og lancere Rejsekort-appen? Her er de tre vigtigste ting:
- Gå efter en velafprøvet standard og genbrug så meget som muligt: Sørg for, at det er forankret ordentligt hele vejen op i organisationen.
- Fokuser på det vigtigste og få det ud til brugerne hurtigst muligt: Brug deres feedback til at forbedre løsningen, i stedet for at tro, at du kender alle behov på forhånd.
- Antag, at projekter er ukontrollerbare: Skab en kultur, der understøtter, at udfordringer deles åbent og håndteres proaktivt.
I sidste ende handler succesfulde IT-projekter lige så meget om mennesker som om teknik. Det er en indsigt, der gennemsyrede hele Rejsekort-appens udviklingsproces, og det gør sig med al sandsynlighed også gældende for jeres projekt.
Har du lyst til at høre endnu mere om udviklingen af Rejsekort-appen? Så klik dig ind her og hør podcasten. Ellers kan du klikke dig videre til vores næste artikel om Rejsekortet, der går i dybden med, hvordan hele kulturen omkring projektet blev udviklet.