Sådan omsætter du intentioner til resultater med mikrohandlinger

Har du nogensinde stået med en strategi i hånden og tænkt: “Hvordan får vi det her til at ske i virkeligheden?”.

I vores forrige artikel introducerede vi mikrohandlinger som en vej til varige forandringer. Nu ser vi nærmere på, hvordan du konkret arbejder med dem.

I denne artikel får du:

• Værktøjer til at identificere effektive mikrohandlinger
• Et eksempel på, hvordan SMART ser ud for adfærdsmål
• Svaret på, hvorfor du skal fjerne forhindringer fremfor at motivere
• Hvad du konkret skal gøre for at komme videre herfra

Værktøjer der gør forskellen

Henrik Dresbøll præsenterede under vores webinar to centrale værktøjer, der kan hjælpe dig med at identificere brugbare mikrohandlinger: Adfærdstragten og Adfærdshjulet.

Adfærdstragten hjælper dig med at bryde store intentioner ned til hverdagshandlinger. Eksempelvis brugte tandlægekæden Tandlægen.dk den til at gå fra målet om “branchens stærkeste faglige fællesskab” til konkrete mikrohandlinger som “behandlere udfylder kompetencer i Tamigo-systemet”.

Adfærdshjulet kan hjælpe dig med at identificere og løse forhindringer for forandring. Som Henrik forklarede: “Ingen kender forhindringerne bedre end dem, der står i dem hver dag”. Det er derfor essentielt, at du får involveret dine kolleger i denne proces.

Kendetegnet på effektive mikrohandlinger

Effektive mikrohandlinger er både små og konkrete – ofte beskrevet med én enkelt sætning. De kan observeres, giver mening for alle involverede, og er både lette at udføre og attraktive at gennemføre.

I Sparekassen Sjælland-Fyn lod man medarbejderne oversætte værdier til konkret praksis. Ved at kategorisere handlingerne som “nice to have”, “good to have” og “need to have” sikrede de, at deres energi blev brugt på det, der virkelig flyttede noget.

SMART-adfærdsmål i ny kontekst

Vi er nok alle stødt på de klassiske SMART-mål tidligere. Men hvordan ser de ud, når vi anvender dem på adfærdsmål?

• Specifikt: Præcis og konkret defineret
• Målbart: Let at vurdere, om målet er nået
• Attraktivt: Motiverende og meningsfuldt
• Realistisk: Opnåeligt inden for dine nuværende ressourcer
• Tidsbestemt: Med en klar deadline

Et eksempel på et SMART-mål kunne være fra Tandlægen.dk:

“I de næste 30 dage vil vi øge antallet af online bookinger med 20% ved at guide patienter gennem processen, når de ringer for at bestille tid”. 

Fordelen ved SMART-adfærdsmål er, at du har direkte kontrol over handlingerne, og derfor kan opleve fremskridt hver dag. Så rettes dit fokus mod processen frem for kun resultatet – og så bliver det mere overkommeligt.

Tænk på implementeringen som en træningsbane

I Sparekassens uddannelsesprogram brugte Henrik “træningsbanen” som metafor for implementeringsprocessen. Ligesom på en fodboldbane har træningsbanen forskellige positioner:

• Anledning: De situationer, hvor lederen skaber mulighed for ny adfærd
• Mikrohandling: De små, konkrete handlinger, der skal udføres
• Kobling: Praksisfortællinger, der forbinder handlinger med mål
• Gevinster: De resultater, handlingerne skal skabe
• Kernen: Det afgørende for både medarbejdere og kunder

Implementering handler om træning, gentagelse og kontinuerlig forbedring – ikke om perfekt udførelse fra start. Som Henrik forklarede i webinaret: “Vi kommer til at fejle. Det er derfor, vi kalder det for en træningsbane”.

Fjern forhindringer før du motiverer

Vi har for vane at bruge alt for meget tid på at motivere, og alt for lidt tid på at simplificere i organisationer.

Tag eksemplet med det online bookingsystem hos Tandlægen.dk. De opdagede, at en stor forhindring var receptionistens bekymring:

“Hvad skal vi dog lave, hvis patienterne begynder at booke selv?”

Ved at vise, hvordan frigjort tid kunne bruges til at kontakte patienter, der ikke havde været hos dem i lang tid, fjernede de en væsentlig barriere for implementeringen.

Resultatet blev, at 95% af klinikkerne kom i gang med online booking, og omkostningerne blev reduceret med 25-30%. Så i stedet for at motivere og give en peptalk, fjernede de i stedet barriere, der stod i vejen internt i organisationen.

Implementering på tre niveauer

For at skabe varige forandringer skal vi arbejde på flere niveauer samtidig:

• Mikro (individer og teams): De konkrete mikrohandlinger i hverdagen
• Meso (processer): Mellemledere, der coacher, nye arbejdsprocesser og regelmæssige opfølgningsmøder
• Makro (struktur og ledelse): Topledelsen kommunikerer tydeligt, går forrest og sikrer de nødvendige ressourcer

Hos tandlægekæden skabte man nye tavlemødestrukturer på klinikkerne (meso-niveau) og tilpassede incitamentstrukturen på makro-niveau, så den fremmede den ønskede adfærd.

Fem råd til at komme i gang

Så hvordan kommer du videre herfra? Henrik gav fem gode råd til at komme i gang med mikrohandlinger:

1. Vælg én specifik adfærd du vil påvirke
2. Identificer 2-3 primære barriere du vil sætte ind overfor
3. Fjern friktioner i den nuværende proces
4. Design triggere, der giver anledning til den nye handling
5. Undgå at skabe ny friktion i din løsning

De organisationer, der har god succes med mikrohandlinger, er dem, der aktivt bruger fejl og tilbageskridt som læringsmuligheder. Ved at holde fokus på dette skaber de en kultur, hvor vedholdenhed og løbende tilpasning bliver en naturlig del af hverdagen.

Adfærd kommer altid af en grund. Men med mikrohandlinger kan vi skabe nye grunde til at handle anderledes. Rigtig god arbejdslyst!