Start med at kortlægge den reelle kapacitet
Når en organisation skal arbejde med ressourcestyring, er første skridt at få kortlagt den reelle kapacitet, som organisationen besidder. I ChangeGroups webinar om resourceability bruges et eksempel med en tidligere kunde til at belyse, hvor vigtigt dette overblik over kapacitet er. Kunden betragtede sin organisation som udviklingsdrevet, men da vi fik kortlagt organisationen og hvad de enkelte timer gik til, var sagen en helt anden.
I grove træk kortlagde vi, hvor stor en procentdel af hver medarbejders tid, der blev brugt på drift og administration samt hvor meget, der var sat af til udvikling. Her viste det sig, at under 10% af tiden blev brugt på udvikling. Det er ikke meget for en udviklingsdrevet organisation. Eksemplet viser, hvor vigtigt det er at have data frem for antagelser om, hvordan organisationens ressourcer faktisk bruges.
PMO’ets rolle i ressourcestyring
Når organisationen har overblikket over sin reelle kapacitet, ligger der en vigtig opgave til PMO’et. PMO’et har nemlig ansvaret for alle de timer, som afdelingerne bidrager med. Det er PMO’ets opgave at fordele timerne til de vigtigste projekter i porteføljen. Når en afdeling har sagt ja til at bidrage med et bestemt antal timer, kan de ikke senere trække dem tilbage eller tilbageholde dem. PMO’et har fået ansvaret og kan disponere over timerne uden at skulle spørge om lov. Det sikrer en effektiv arbejdsgang, så ingen er i tvivl om, hvem der sidder med ansvaret for ressourcestyringen.
Tid er ikke som penge
Der er fundamental forskel på at styre tid og penge, hvilket er noget, mange overser. Tid kan ikke, ligesom penge, spares op og gemmes til i morgen. En time, du ikke bruger i dag, forsvinder. Så hvor økonomiafdelingen kan arbejde med opsparede midler, skal ressourcestyringen fokusere på at bruge tiden optimalt her og nu. En ubrugt time er tabt for evigt.
Fra det vilde vesten til system
I stedet for at organisationen skal kæmpe om ressourcerne, som var det det vilde vesten, skal der etableres en systematisk tilgang. Det er ikke op til den enkelte afdelingsleder at beslutte, om man vil bidrage med ressourcer. Det er en strategisk beslutning, der skal sikre, at hver afdeling har et præcist defineret bidrag til udviklingspuljen.
Organisationen kan med fordel stille sig selv følgende fire spørgsmål:
- Kender vi antallet af timer, vi reelt kan eksekvere for?
- Har vi faste aftaler om ressourcekapacitet?
- Følger vi systematisk op på disse aftaler?
- Monitorerer vi både forbrugt tid og resterende kapacitet?
Ved at starte med kapacitetsstyring frem for ad hoc ressourcefordeling kan organisationen skabe fundamentet for effektiv ressourceudnyttelse. Det handler om at gå fra en situation, hvor projektledere kæmper indbyrdes om ressourcerne, til en systematisk tilgang baseret på klare aftaler og tydelige mandater.