Et stærkt team og en klar retning er fundamentet for god programledelse, som vi fik gjort klart i sidste artikel. Men selv det bedste team kommer ingen vegne uden opbakning oppefra. Programmets succes afhænger i høj grad af en person, mange ledere undervurderer: sponsoren.
Glem alt om sponsorer, der bare sætter deres navn på businesscasen og dukker op til styregruppemøder. En reel sponsor har tyngde, mandat og tager ansvar – også når det bliver svært. Og et godt samarbejde med denne person kan være afgørende for, om programmet lykkes eller ej.
Helen sagde det meget klart i begyndelsen af vores snak:
“Der, hvor jeg har haft bedst succes med programmerne, har været, når der har været en god overensstemmelse mellem sponsoren – og vedkommende har husket, at deres fornemmeste opgave er at gå ind og hjælpe programmet. Ikke skælde programmet ud”.
Men hvordan finder du egentlig den rette sponsor, og hvordan opbygger du relationen fra starten?
Find sponsoren med det reelle mandat
Der kan være flere sponsorer på et projekt, men når Helen kommer ind, kigger hun efter en bestemt. Den person med reelt mandat – og så får hun defineret en klar business case, som vi dækkede i sidste artikel.
Sponsoren er ikke bare et navn eller en støttefunktion. Sponsoren er en aktiv relation, der er med til at få programmet til at lykkes. Det er også den person, der kan få ting til at ske internt i virksomheden, som programmet ikke selv kan løse.
“Jeg har selv en opgave i at holde sponsor i hånden. Ikke for at beskytte dem – men for at sikre, at de ikke sender usikkerhed videre nedad i organisationen”.
Når sponsoren er afklaret, tilgængelig og engageret, skaber det klarhed i hele organisationen. Men hvis sponsoren er fraværende – eller siger noget uforberedt – kan det hurtigt skabe støj og usikkerhed i teamet.
Når du har identificeret den rette sponsor, bliver næste skridt at gøre samarbejdet så effektivt som muligt.
Gør det let for sponsoren at støtte programmet
Som programleder er det ikke kun dit ansvar at skabe fremdrift i teamet. Du har også et ansvar for relationen opad i organisationen. Til styregruppen, til ledelsen og ikke mindst til sponsoren. Det betyder, at du skal gøre det nemt for sponsoren at være sponsor.
Som Helen forklarer:
“Det er min opgave at gøre det let for dem. At give dem det, de har brug for – og tage snakken, hvis de er på vej til at skabe forvirring uden at vide det”.
Konkret betyder det, at du som programleder skal:
- Briefe sponsoren før vigtige møder
- Give dem korte og præcise statusopdateringer mellem styregruppemøder
- Forberede dem på eventuelle udfordringer, før andre i organisationen hører om dem
Denne støtte til sponsoren kræver dog en balance, så vedkommende hverken bliver for fraværende eller for styrende i processen.
Find den rette balance i sponsorens involvering
Ingen metodebog kan lære dig, hvordan du finder den rette balance med sponsoren. Det er en af de ting, der kræver erfaring og fornemmelse for mennesker, som man kun lærer med tiden.
Som programleder skal du være med til at skabe balance. Det handler ikke om at styre sponsoren, men om at hjælpe vedkommende med at støtte programmet på en måde, der skaber fremdrift frem for forstyrrelse.
“Hvis man har en sponsor, der hele tiden træder frem, risikerer man, at teamet mister sin handlekraft. Men hvis de aldrig er der, mister de forbindelsen til virkeligheden”.
Netop fordi balancen er så vigtig, skal du gøre det klart, hvornår sponsorens involvering skaber mest værdi – særligt når det gælder organisationens politiske landskab.
Lad sponsoren hjælpe med den interne politik
I komplekse organisationer kan programmer hurtigt møde modstand fra alle sider. Og netop her kan din sponsor være en stor hjælp.
“Hvis ikke ledelsen vil det samme længere, så vil jeg jo prøve at få det formuleret, så business casen kan passe inden for det, man ønsker. For ellers vil programmet hele tiden møde modstand” forklarer Helen.
En god sponsor kan hjælpe dig som programleder med at navigere i disse udfordringer og sørge for, at der fortsat er opbakning til programmet – selv når interne prioriteter skifter.
Sammen får I det til at lykkes
Når samarbejdet mellem sponsor og programleder fungerer, smitter det af på resten af organisationen. Det skaber ro nedadtil og retning opadtil. Og det bliver tydeligt for hele organisationen, at programmet har en ejer, der tager det alvorligt.
Gennem vores snak var der to ting, Helen blev ved med at vende tilbage til, når hun skulle forklare, hvad der kendetegner god programledelse: samarbejdet mellem programleder og programsponsor, og at alle havde en helt klar forståelse for, hvad der skulle ske.
Der er én ting, der står klart efter samtalen med Helen: Uden et stærkt sponsorsamarbejde sker der sjældent varig forandring. Det er ikke bare et spørgsmål om bedre vilkår for programmet – det er forskellen på implementering og reel, vedvarende forandring i organisationen.