Resourceability: Frigør potentialet i jeres kapacitet og ressourcer
Kapacitetsstyring, ressourcestyring og resourceability. Det er tre begreber, som det betaler sig at kende. Bogstaveligt talt. For har du styr på dine kapabiliteter og ressourcer, kan der være mange penge og meget tid at spare. Ja, det kan endda betyde højere kvalitet i projektoutputtet, bedre anvendelse af timer og mindre frustration i organisationen. Hvordan alt det hænger sammen, kan du læse om lige her, hvor du også lærer, hvad du skal gøre for at forbedre din resourceability.
Henrik Hajslund, Seniorrådgiver
Hvad er kapacitetsstyring?
Kapacitetsstyring er kunsten at balancere strategi, økonomi og kapabilitet for at sikre, at organisationen har de nødvendige ressourcer til at nå sine mål. Det handler om at matche ambitioner med realiteter og sikre, at strategiske prioriteter understøttes af tilstrækkelig kapacitet. På porteføljeniveau bruges kapacitetsstyring til at undgå overbelastning ved at fordele ressourcer effektivt og prioritere projekter, så de vigtigste får de nødvendige midler, mens mindre kritiske opgaver justeres eller udskydes.
Hvad er ressourcestyring?
Ressourcestyring handler om at planlægge, allokere og overvåge ressourcer – som medarbejdere, udstyr og materialer – for at sikre effektiv gennemførelse af projekter. Fokus er på at have de rette ressourcer til rådighed på det rette tidspunkt og bruge dem optimalt for at undgå flaskehalse og overbelastning. Ressourcestyring kræver tæt samarbejde mellem projektlederen og ressourceejeren for at sikre, at ressourcerne allokeres korrekt og justeres efter behov, så projekterne forløber glat og inden for tidsplan og budget.
En krone, som ikke bliver brugt i dag, kan bare bruges i morgen. En time, som ikke bliver brugt i dag, er væk for altid.
Henrik Hajslund, rådgiver, ChangeGroup
Hvad er resourceability?
Evnen til effektivt at sammensætte kapabiliteter og styre egne ressourcer kalder vi resourceability. Virksomheder, der har en høj grad af resourceability, er kendetegnet ved at være gode til at:
- Sikre rettidig levering af projekter uden overskridelse af budgetter og med optimal kvalitet.
- Forhindre overbelastning af medarbejdere og ressourcer, som kan føre til stress, ineffektivitet og højere fejlprocent.
- Prioritere projekter i henhold til deres strategiske værdi og organisatoriske betydning.
- Justere kapaciteten for at imødekomme ændringer i efterspørgslen, fx ved at skalere op eller ned eller ved at introducere nye teknologier eller arbejdsprocesser.
Sådan forbedrer vi jeres resourceability
Trin 1: Kortlægning af ambitioner og kapacitet
Sammen analyserer vi, hvordan jeres ressourcer matcher ambitionerne og identificerer eventuelle kapacitetsgab, der skal udfyldes for at nå jeres mål.
Trin 2: Afdækning af behov, ressourcestyring og ressourcer (processen)
Vi afdækker de ressourcer, I har brug for, og etablerer en proces for, hvordan de allokeres og styres effektivt. Derefter sikrer vi, at alle ressourcer er på plads og klar til at understøtte jeres projekter.
Trin 3: Implementering af ny proces for ressourcestyring
Vi indfører en skræddersyet ressourcestyringsproces, der sørger for, at alle projekter har de rette ressourcer til rette tid. Som en del af trin 3 træner vi jeres team, så den nye proces bliver en integreret del af jeres daglige drift.
Trin 4: Løbende optimering, opfølgning og justering af ressourcemix
Vi følger op på jeres ressourcestyring og justerer løbende ressourcemixet baseret på jeres projektudvikling og skiftende behov. Det sikrer, at I altid er optimalt bemandet og kan reagere hurtigt på ændringer.
Trin 5: Evt. håndtering af ressource management (ressource manager)
Om nødvendigt kan vi fungere som ressource manager og tage ansvar for den daglige styring af jeres ressourcer. Vi sikrer, at ressourcestyringen er både effektiv og fleksibel, så den understøtter jeres forretningsmål på bedst mulig måde.
Henrik Hajslund
5 hurtige huskeråd
Og der er flere, hvor de kommer fra … bare ring eller skriv til os.
- Undlad at være for ambitiøs – det bliver aldrig 100 % korrekt.
- Brug tids- eller ressourceregistrering til at følge op.
- Brug Project Management Office (PMO) til løbende at gøre opmærksom på, hvor mange ressourcer der er tilbage til allokering.
- Optimalt set bør man allokere ressourcer til porteføljen, hvorefter porteføljen allokerer ressourcer til projekterne.
- Udlad at allokere ressourcer til for mange (små) projekter – det går ud over effektiviteten.