Risikostyring i projekt- og driftsorganisationer
Mange organisationer oplever udfordringer med risikostyring (risk management) i projekt- og driftsorganisationer. Ansvaret for risikostyring ligger ofte implicit og uformaliseret hos de enkelte projektledere og opgaveansvarlige. Når styregruppe- og ledelsesopfølgning fokuserer på status, fremdrift og leverancer, fremfor risici som trusler der kan påvirke resultater og værdiskabelse, kan det være udfordrende at styre risici effektivt. Derfor er der stigende behov for en struktureret tilgang til risikostyring (risk management) på tværs af programmer og projekter, hvor ledelsen arbejder proaktivt med risikoroller, risikokultur og medarbejderadfærd.
Claus Løfberg Jørgensen
Struktureret risikostyring
Risikostyring (risk management) betegner den systematiske anvendelse af procedurer til at identificere og vurdere risici, samt til at planlægge og implementere risikoreaktioner. Risici kan have mange konsekvenser for tid, kvalitet og omkostninger. Foruden metoder og værktøjer, er det vigtigt at arbejde med virksomhedens risikokultur.
I følge Dansk IT og Black Swan Institute kan hovedparten af risici forudsiges. Det forudsætter dog at dine medarbejdere er opmærksomme på, hvordan de træffer beslutninger og hvad der påvirker disse beslutninger. Beslutningsevnen bliver nemlig påvirket af biases: hvordan man er forudindtaget om verdenen og sig selv. Dine medarbejdere vil aldrig kunne risikoanalysere sig frem til et billede af det uforudsigelige. Men ved at være opmærksom på deres biases og arbejde struktureret med erfaringsopsamling, videndeling, og analyser, kan de blive bedre til at håndtere det uforudsigelige. Virksomheder der har en sund risikokultur og -ledelse kendetegnes ved at:
- Risikostyring er en del af daglig drift og udvikling
- Risikostyring sker både bottom-up OG top-down
- Ledelsen efterspørger risikoanalyse og følger op på mitigeringsindsatsen
- Risikostyring er præget af en effektiv struktur og sunde governanceprincipper
- Medarbejderne tør tale om trusler (og muligheder), også med samarbejdspartnere
- Medarbejdere som er proaktive og risikostyrende belønnes
- Risikoanalyser opsamles og genbruges
- Risikostyring er IT-understøttet
Biases i risikoarbejdet
Biases påvirker vores beslutninger om risici, her er et par du skal være opmærksom på:
- Vi leder efter data, som understøtter vores forudindtagethed
- Vi inddrager kun ressourcer, som understøtter vores verdensbillede
- Vi er optimistiske
- Vi lærer ikke (i tilstrækkelig grad) af fortiden
- Vi fortæller (måske) ledelsen det de gerne vil høre om muligheder frem for trusler
- Vi fortæller om muligheder (ikke trusler)
- Vi bærer rundt på løsningsmodeller (fremfor problemer som søger løsning)
Øget sikkerhed og effektivitet
Virksomheder der har implementeret en struktureret tilgang til risici på tværs af organisationen, kan opnå disse fordele:
- Færre pludselige – og uvelkomne – overraskelser
- Effektiv udnyttelse af ressourcer
- Forudsigelighed i leverancer
- Mindre tid brugt på ’brandslukning’
- Sikkerhed for overholdelse af budgetter
- Internt fokus på at gøre tingene på den rette måde
- Eksternt fokus på at skabe effektive og holdbare strategier
80% af risici i projekter er kendte, dvs. de ligner risici vi har set i andre projekter, hvis du erfaringsopsamler, videndeler og analyserer, når du afslutter dine projekter.
Anders Find, risk manager
Struktur og proces for risikostyring
Gennem en lineær proces, hjælper en rådgiver fra ChangeGroup med at analysere, strukturere og optimere risikoarbejdet i din organisation.
Trin 1: Rådgivning og foranalyse
For at komme i gang med at strukturere risikostyring er det vigtigt at lave det nødvendige forarbejde. Foranalysen skal kortlægge virksomhedens brug af risikostyring, samt give indblik i hvordan der afdækkes og mitigeres risici i forbindelse med porteføljestyring, projektstyring og styregruppeaktiviteter.
Trin 2: Analyse af modenhed
Efter foranalysen går et grundigt arbejde til værks med at afdække hvordan organisationen håndterer risikoarbejdet. En rådgiver fra ChangeGroup identificerer og analyserer modenheden i risikostyring på portefølje- og projektniveau, samt skaber overblik over processer, metoder og værktøjer til dokumentation af risici. Analysen skal give indblik i virksomhedens risikokultur, risikoledelse og risikoroller, samt hvor der er potentiale for optimering af hvordan projektorganisationen identificerer, vurderer, planlægger, håndterer og kommunikerer om risici.
Trin 3: Organisering af risikoarbejdet
Når din virksomhed har været igennem de første to trin, så hjælper vi med at etablere en strategi for risikostyring, som indeholder konkrete anbefalinger til placering af risikoansvar og risikoejerskab omend det er operationelle risici, projektrisici, forretningsrisici og leverancerisici. Vi udarbejder en plan for implementering af en struktureret tilgang til organisering af risikostyring på portefølje- og projektniveau med et roadmap for optimering af risikokulturen, risikoledelsen og risikoroller der indeholder specifikke operationelle ændringer processer, metoder og værktøjer.
Trin 4: Implementering af risikostyring
Når strategien er lagt hjælper vi med implementeringen og sørger for at din virksomhed får optimeret risikostyring. Strategien eksekveres gennem fokus på forandringsledelse der sikrer at målsætninger realiseres. Sammen med virksomhedens ledelse og medarbejdere arbejder vi med optimeringen af risikoarbejdet, som skaber høj forankring af risikostyring i organisationen.
Trin 5: Risikoanalyse og vurdering
Når din virksomhed har været igennem de første fire trin, hjælper en risk manager fra ChangeGroup med risikoarbejdet for at analysere, vurdere og forebygge risici i aktuelle projekter og programmer.
Optimer jeres risikostyring sammen med os
I samarbejde med dygtige rådgivere fra ChangeGroup, kan din organisation skabe den rette struktur for jeres risikoarbejde. Vi kan hjælpe jer godt fra start med et omfattende og detaljeret analyse arbejde, og derudfra udarbejde en strategi der både nemt kan eksekveres og måles. Vores ekspertise indenfor projektledelse og forandringsledelse sikrer en effektiv implementering af jeres nye tiltag, samt forankrer risikostyring i jeres kultur.