En af Danmarks største medicinalvirksomheder ønskede at arbejde mere agilt, for at effektivisere måden de styrer og implementerer projekter på. Da virksomheden opererer i et reguleret og compliance-tungt miljø, har IT og forretningen styret deres mange projekter efter klassisk vandfaldsmetode, hvilket virksomheden ønskede at ændre.
Situation
For at kunne passe ind i et mere agilt setup, skulle medicinalvirksomheden etablere en ny governance for projekter og programmer ved at afdække nye standarter, nye måder at arbejde på samt en mere pragmatisk tilgang til styring af opgaveløsning i form af projekter eller programmer.
Løsning
Medicinalvirksomheden fik gennemført en agil transformation, hvilket gjorde det muligt at arbejde agilt. Ydermere blev der etableret en LACE-organisation med tilhørende ny agil projektmodel, projekt portofolio management, governance, målinger, SOP’er samt en ny agil projektværktøjskasse.
Resultat
Medicinalvirksomheden har med deres nye program muliggjort at arbejde agilt i en stærk compliance-fokuseret forretning og høster dermed de agile effektivitetsgevinster. Der er blevet etableret en LACE-organisation med tilhørende ny projektmodel, projekt portofolio management, governance, målinger, SOP’er samt en ny agil projektværktøjskasse.
ChangeGroup fik ansvaret for at lede den agile transformation, programmet og de underliggende projekter samt udføre den organisatoriske forankring.
Trin 1:
I første del af projektet kortlagde ChangeGroup virksomhedens behov for pragmatisk tilgang til styring af projekter og programmer. Dette blev gjort gennem afholdelse af workshops, brugerinddragelse og interviews med både nøglemedarbejdere og ledelsen i IT og forretningen. Ydermere udarbejdede ChangeGroup en businesscase for indførelse af agile principper, herunder estimering af udgifter og gevinster samt risici forbundet med realisering/manglende realisering af businesscasen.
Trin 2:
Efter godkendt businesscase blev alle krav og SOP’er (Standard Operating Procedures) i compliance-afdelingen kortlagt og tilpasset, således virksomheden kunne leve op til compliance-kravene i en agil projektmodel.
Trin 3:
Efter compliance-godkendelse blev der udvalgt tre pilotprojekter, som skulle danne grundlag for den nye agile projektmodel. ChangeGroup kortlagde afhængighederne mellem de tre projekter og deres indbyrdes sammenhæng for at kunne etablere den overordnede programplan, der indeholdte mål for både programmet og de underliggende projekter, samt fastlæggelse af standard for projektmetode.
Trin 4:
Dernæst etablerede ChangeGroup ligeledes nye processer til styring og gennemførelse af agile projekter med dertilhørende agile metodeværktøjskasser indeholdende ART’er, Epics, Features, redskaber mv. og KPI kataloget blev opdateret med otte nye agile KPI’er samt Agile Health målinger. Disse blev så vidt muligt forankret i medicinalvirksomhedens ITSM-system (ServiceNow). ChangeGroup trænede, motiverede og ledte projektledere, Scrum masters og agile coaches, som stod for forandringsledelse, træning og uddannelse i agile principper og metoder. Forandringsledelsen blev håndteret jf. ADKAR.
Programplanlægningen og implementeringen bestod ligeledes af kortlægning af risici og mitigering i programmet samt oprettelse af en rapporteringsmodel for økonomi, risici, mål, fremdrift, styringsdokumenter/templates samt eskaleringsvej.
Trin 5:
Slutteligt var der samlet erfaringer og ændret procedurer nok til at oprette medicinalvirksomhedens LACE, som skulle integreres tæt med DevOps-afdelingen, og blev baseret på SAFe.
